Samengevat
Sportscan B.V. verwerkt persoonsgegevens over u (of uw kinderen) doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. De website wordt lokaal ingezet veelal in opdracht van de gemeente, welzijnsorganisatie of sportbedrijf. Deze privacyverklaring geeft u uitleg over de wijze waarop de persoonsgegevens die wij van u tot onze beschikking krijgen, gebruiken en beschermen. Sportscan B.V. houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving met betrekking tot de door u verstrekte persoonsgegevens alsmede de gebruikersinformatie die betrekking heeft op persoonlijke informatie of waarvan persoonlijke informatie kan worden afgeleid. Met de door u verstrekte persoonsgegevens wordt vertrouwelijk omgegaan. Door het bezoeken van deze website en/of gebruik maken van onze diensten op deze website, gaat u akkoord en geeft u toestemming tot de verwerking, gebruik en/of doorgifte van (enkele van) uw persoonsgegevens zoals in deze privacyverklaring omschreven. Indien u niet akkoord gaat met de voorwaarden van deze privacyverklaring, verzoeken wij u geen account aan te maken en geen gebruik te maken van deze website en/of onze diensten.

Uitgebreid
Sportscan B.V. is verantwoordelijk voor het verwerken van uw (persoons)gegevens of die van uw kind(eren) die u via www.sportpas.nl (verder “website”) verstrekt. Wij zijn begaan met de privacy van alle deelnemers en activiteitenaanbieders (verder “aanbieder”) van en via deze website. De website wordt lokaal ingezet veelal in opdracht van een gemeente, welzijnsorganisatie of sportbedrijf (verder “Licentiehouder”). Deze privacyverklaring geeft u uitleg over op welke wijze de persoonsgegevens die wij van u tot onze beschikking krijgen, gebruiken en beschermen. Sportscan B.V. houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving met betrekking tot de door u verstrekte persoonsgegevens alsmede de gebruikersinformatie die betrekking heeft op persoonlijke informatie of waarvan persoonlijke informatie kan worden afgeleid. Met de door u verstrekte persoonsgegevens wordt vertrouwelijk omgegaan.

Door het bezoeken van deze website en/of gebruik maken van onze diensten op deze website, gaat u akkoord en geeft u toestemming tot de verwerking, gebruik en/of doorgifte van (enkele van) uw persoonsgegevens zoals in deze privacyverklaring omschreven. Indien u niet akkoord gaat met de voorwaarden van deze privacyverklaring, verzoeken wij u geen account aan te maken en geen gebruik te maken van deze website en/of onze diensten.

1 VERWERKING VAN UW GEGEVENS
1.1 Wanneer u zich als deelnemer via deze website registreert en u een gebruikersaccount aanmaakt, wordt u gevraagd om bepaalde persoonsgegevens over uzelf of uw kind te verstrekken. Sportscan B.V. verwerkt maximaal (maar lang niet altijd) de volgende persoonsgegevens: voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadressen (deelnemer en indien van toepassing ouder), sportdeelname en schoolinformatie (naam school en groep). Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken, in te schrijven voor activiteiten en aanvullende vragen te beantwoorden, in correspondentie en telefonisch: gegevens over uw activiteiten op onze website, IP-adres en internetbrowser en apparaat type. Sportscan B.V. verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u: ras (dit verzinnen wij zelf ook niet maar de wet schrijft voor dat als de website de mogelijkheid biedt een afbeelding te uploaden bij uw profiel dat dit aangemerkt dient te worden als mogelijke persoonsgegeven), gezondheid (de vraag of u aan sport doet en zo ja bij welke vereniging), gegevens van personen jonger dan 16 jaar Onze website en/of dienst verzamelt ook gegevens over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Als ouder of voogd geeft u toestemming bij het aanmaken van een account. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via helpdesk@sportpas.nl, dan zullen wij deze informatie verwijderen. Deze persoonsgegevens worden door ons en de licentie- houder verwerkt voor de registratie, aanmelding en werking van de website en de bijbehorende dienstverlening/activiteit. 
1.2 Bij de doorgifte van uw aanmelding voor een activiteit worden de volgende gegevens aan de aanbieder doorgegeven: voor- en achternaam, geslacht, leeftijd en telefoonnummer. Tot de overige (persoons)gegevens heeft de aanbieder geen toegang. De aanbieder heeft uitsluitend via het sportpas.nl- systeem de mogelijkheid de aangemelde deelnemers een e-mailbericht te sturen, dus zonder het prijsgeven / bekendmaken van uw mailadres.
1.3 Daarnaast houden wij via deze website ook algemene (niet-persoonlijke) (bezoek)gegevens bij alsmede gegevens die u vrijwillig aan ons verstrekt (waaronder het plaatsen van beoordelingen, feedback en/of overige informatie op deze website, het verzenden van chatberichten aan onze Klantenservice en/of het verzenden van e-mails aan ons).
1.4 Wanneer u zich als aanbieder via deze website registreert en u een gebruikersaccount aanmaakt, wordt u gevraagd om bepaalde persoonsgegevens over uzelf of de aanbieder te verstrekken zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer. Deze persoonsgegevens worden door ons en de licentiehouder op de site gepubliceerd en verwerkt voor de registratie, aanmelding en werking van de website en de bijbehorende dienstverlening/activiteit.
1.5 Inschrijven zonder account. Op een aantal sites is het mogelijk om in te schrijven zonder account. Dit wordt zichtbaar indien u klikt op de inschrijven knop bij de activiteit. U schrijft zich dan in door e-mailadres, naam, geslacht, geboortedatum en telefoonnummer in te voeren. Deze persoonsgegevens worden opgeslagen en verwerkt zoals in deze privacyverklaring uitgelegd. U dient hiervoor ook actief toestemming te geven.

2 GEBRUIK VAN UW GEGEVENS
2.1 Sportscan B.V. verwerkt uw persoonsgegevens, voor de volgende doelen: het afhandelen van uw inschrijving of betaling, verzenden van nieuwsbrieven of informatiemails, om u te kunnen bellen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren, om u te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten, om u de mogelijkheid te bieden een account aan te maken. Sportscan B.V. analyseert uw gedrag op de website om daarmee onze website te verbeteren en ons aanbod van producten en diensten af te stemmen op uw voorkeuren. Sportscan B.V. verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals bijvoorbeeld gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte. Uw (persoons)gegevens gebruiken wij verder voor nadere statistische en/of analytische doeleinden (waaronder het klik- en bezoekgedrag op deze website) of om bijvoorbeeld aan anonieme rapportage te maken met gebruikscijfers voor de gemeenteraad.
2.2 Wij en/of de licentiehouder kunnen uw persoonsgegevens gebruiken om contact met u op te nemen (via e-mail) waarbij wij vragen naar uw mening over onze website en/of onze diensten en om u op de hoogte te stellen over belangrijke ontwikkelingen en veranderingen die betrekking hebben op deze website en/of de dienstverlening.
2.3 U kunt altijd bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens zoals hierboven in artikel 2.2 genoemd en/of uw toestemming hiervoor intrekken. Dit kunt u doen door ons hierover te informeren en contact met ons op te nemen (via onze contactgegevens zoals in deze tekst en op de website weergegeven).
2.4 Middels het via deze website vrijwillig plaatsen van beoordelingen, feedback en/of overige informatie over deze website en/of onze dienstverlening, geeft u ons toestemming om zulke informatie in het kader van onze dienstverlening op deze website en in promotiemateriaal te gebruiken en/of af te beelden. In deze gevallen zullen wij u niet persoonlijk identificeren en u enkel bij uw voornaam en woonplaats identificeren.

3 OPENBAAR MAKEN VAN UW GEGEVENS
3.1 De persoonsgegevens die u aan ons ter beschikking stelt worden door ons opgeslagen op onze servers in Nederland. De toegang tot uw persoonsgegevens is beperkt tot Sportscan medewerkers en medewerkers van de Licentiehouder op grond van de doeleinden zoals beschreven in deze privacyverklaring en voor mogelijke andere (toekomstige) doeleinden waarover wij u tijdig via deze privacyverklaring op de hoogte stellen. Wij doen er alles aan en nemen alle maatregelen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens in overeenstemming met deze privacyverklaring worden gebruikt en dergelijk gebruik voldoet aan alle toepasselijke wet- en regelgeving.
3.2 De persoonsgegevens die u aan ons ter beschikking stelt kunnen eveneens door ons worden gebruikt voor doorgifte aan derden die voor ons optreden op basis van de doeleinden zoals beschreven in deze privacyverklaring en ten behoeve van de noodzakelijke administratie en uitvoering van deze website en/of onze diensten. Zo kunnen uw persoonsgegevens door ons beschikbaar worden gesteld aan IT-service providers en/of andere derden ten behoeve van de door u via de website uitgevoerde (iDeal)betalingen en/of ondersteunende diensten.
3.3 Ingeval van een fusie, acquisitie, verkoop, joint-venture en/of ingeval van iedere andere verandering van zeggenschap binnen Sportscan B.V., behoudt Sportscan B.V. het recht voor om de door haar verwerkte persoonsgegevens – als onderdeel van een dergelijke fusie, acquisitie, verkoop, joint-venture en/of iedere andere verandering van zeggenschap – aan enige derde over te dragen.
3.4 Wij behouden ons het recht voor om uw persoonsgegevens beschikbaar te stellen of te delen indien wij op grond van wet- en/of regelgeving hiertoe verplicht zijn (of van mening zijn hiertoe verplicht te zijn), met het oog op de handhaving van onze website Voorwaarden of iedere andere overeenkomst, om de rechten van Sportscan B.V., de licentiehouder en derden op enige wijze te verdedigen en/of te beschermen. Dit omvat mede het uitwisselen van uw persoonsgegevens met organisaties met als doel preventie van en bescherming tegen frauduleus handelen.

4 COOKIES
4.1 Cookies zijn kleine hoeveelheden (tekst)informatie die op uw computer worden opgeslagen. Sportscan B.V. gebruikt alleen technische en functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Besef dat wanneer u uw webbrowser instelt om geen cookies te accepteren, u niet in staat bent om (volledig) gebruik te maken van sommige functies op deze website. Cookies bevatten geen vertrouwelijke informatie zoals uw naam, woonadres, telefoonnummer en/of leeftijd.
4.2 Uw web browser genereert ook andere informatie zoals de taal van de door u bezochte website en uw IP-adres. Uw IP-adres bestaat uit een reeks getallen die aan uw computer wordt toegewezen tijdens een browser sessie wanneer u toegang tot het internet krijgt via uw internet service provider of uw netwerk. Uw IP-adres wordt automatisch door onze servers opgeslagen en door ons gebruikt om bezoekgegevens over onze website te verzamelen. Deze bezoekgegevens worden door ons gebruikt voor statistische analyses van het bezoek- en klikgedrag op deze website en voor de optimalisatie van de inrichting van deze website en onze dienstverlening. 
4.3 Wij gebruiken cookies alleen voor de duur van uw bezoek aan deze website, tenzij u het gebruik van cookies heeft geweigerd of beperkt op de wijze zoals hierboven onder 4.1 vermeld.

5 VEILIGHEID EN BEWARING VAN GEGEVENS
5.1 Sportscan B.V. neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze helpdesk via helpdesk@sportpas.nl 
5.2 Als u een wachtwoord heeft gekozen waarmee u toegang krijgt tot bepaalde onderdelen van deze website, bent u zelf verantwoordelijk voor het vertrouwelijk houden van dat wachtwoord. Wij adviseren u om uw wachtwoord met niemand te delen.
5.3 Uw gegevens worden versleuteld verzonden en versleuteld opgeslagen in de database (zie het slotje in de url). Helaas zijn aan de overdracht van informatie en verwerking van persoonsgegevens via internet altijd bepaalde risico’s verbonden en is dit niet volledig veilig. Hoewel wij alle mogelijke beveiligingsmaatregelen treffen om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen, kunnen wij de veiligheid van de door u via deze website overgebrachte persoonsgegevens niet volledig garanderen; elke overdracht van informatie is op eigen risico. Na ontvangst van uw persoonsgegevens, hanteren wij strikte procedures en beveiligingsmaatregelen om ongeoorloofde toegang te voorkomen.
5.4 Sportscan B.V. zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Onze bewaartermijn is gekoppeld aan de looptijd van de licentie van de licentiehouder. Nadat de licentie beëindigd is zullen uw gegevens binnen een half jaar worden verwijderd uit onze database. Accounts van deelnemers waarop twee jaar niet is ingelogd worden verwijderd uit de database. Zelf kunt u uw account op elk gewenst moment verwijderen. Dit doet u door in te loggen en vervolgens uw account te verwijderen bovenaan uw profielpagina.

6 TOEGANG TOT GEGEVENS
6.1 Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Dit kan u zelf doen via de persoonlijke instellingen van uw account. Dit kunt u doen via de website onder de button ‘Direct inloggen’. Lukt het niet via deze instellingen of heeft u andere vragen/opmerkingen over de gegevensverwerking, stuur dan een gespecificeerd verzoek naar helpdesk@sportpas.nl. Sportscan B.V. zal zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op uw verzoek reageren.

7 WIJZIGINGEN
7.1 Sportscan B.V. behoudt zich het recht voor om (tussentijds) wijzigingen in deze privacyverklaring aan te brengen. Elke verandering in deze privacyverklaring zal worden geplaatst op deze website en – waar nodig en indien mogelijk – via notificatie per e-mail. Controleer daarom regelmatig deze privacyverklaring voor het privacybeleid van Sportscan B.V.

8 CONTACT
8.1 Alle opmerkingen, vragen en klachten en/of verzoeken met betrekking tot het gebruik van uw persoonsgegevens en deze privacyverklaring zijn welkom en dienen te worden gericht aan: Sportscan B.V., Kerkplein 30, 7721 AD Dalfsen. U kunt hiervoor ook e-mailen naar info@sportscan.nl of bellen met tel. 0529 – 760 009. Sportscan B.V. is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 05068434. Het BTW-nummer van Sportscan B.V. is NL 9098.15.679.B01. privacyverklaring versie 2.1, mei 2018.